Hvad kræves der op til kontrolindkaldelse
Af Rasmus Thomsen – 21-06-2016
Når man som vognmand indkaldes til kontrol af myndigheden, så gyser det allerede i mange og man overvejer hurtigt om man nu også har styr på alt hvad der skal være styr på. Er dataene opbevareret korrekt og hvorfor skal det lige være som vi lige har haft it-nedbrud? Denne artikel giver et hurtigt overblik over de væsentligste regler.
§ 7 i køre- og hviletidsbekendtgørelsen fortæller, at transportvirksomheden skal overføre, sikre og gemme samtlige data som bliver genereret ude i bilerne. Disse tachograf-data skal så overføres til et eksternt lagringsmedie som skal være udstyret med et backup system der kan sikre tab af data.
Aflæsningen
Den almindelige aflæsning er vigtig at holde styr på, og for at sikre dette kræves der næsten altid en form for automatisering eller reminder. Den måde vi gør det på ved DigiTach er, at vi benytter sms varsling ved manuelle løsninger, men derudover også tilbyder en trådløs løsning så problemet forsvinder helt. Men ellers er reglerne for aflæsning af førerkortet således:
Aflæsning af data fra kontrolapparat - § 7 stk. 2
Al den data som er registreret i kontrolapparatet skal overføres, gemmes og sikres i database hver 2. måned.
Aflæsning af data fra førerkort - § 7 Stk. 3
Alle chauffører som kører for virksomheden skal overføre, gemme og sikre tachograf-dataene mindst hver 21. dag.
Kopi af data - § 7 Stk. 4
Virksomheden skal altid efter anmodning fra en chauffør være i stand til at udlevere en kopi af vedkommendes førerkortsdata, og eventuelle særlige ark.
Sikringen af dataene
Det næste afsnit dækker § 7 stk. 5 og 6.
Når brugen af et køretøj, eller ansættelsesforholdet for en chauffør ophører, skal al data overføres, gemmes og sikres. Det samme gælder ved videresalg af køretøjet.
Stk. 7. er straks noget værre. Den omhandler nemlig sikringen af data ved driftsforstyrrelser på kontrolapparatet. Her er det vigtigt ved driftsforstyrrelse omgående at gemme og sikre data. Hvis dette grundet problemet ikke kan lade sig gøre, kan man forsøge at udskrive dataene. Virker ingen af disse ting så bliver man nødt til, at have en attest ved et autoriseret værksted som må arbejde på kontrolapparater, om at dataene ikke kan udskrives eller overføres. Denne attest skal så gemmes af virksomheden i mindst 1. år.
Opbevaringen
Som tidligere nævnt skal opbevaringen ske i sikre rum, i et eksternt edb system. Alle data og manuelle registreringer skal opbevares mindst 1. år efter registrering.
Destruktion skal ske 1. år efter registreringen.
Indkaldelsen
En gang imellem sker det så, at man modtager en kontrolindkaldelse fra myndighederne. Dette udtrækkes så at sige tilfældigt men alle kan roligt regne med at blive indkaldt før eller siden. Her er det så, at alt ens hårde slid med at aflæse og gemme alle sine data skal i brug. Desuden er det her man finder ud af, hvor vigtigt det er at have haft styr på det hele.
Der er nemlig ingen tolerance for overtrædelse af § 7 som er gennemgået overfor. Ej heller for indlevering af køre- og hviletidsdata. Disse skal indleveres i originalt format og med intakte digitale signaturer. Dataene skal indleveres på et eksternt medie i et filformat som er angivet af rigspolitiet.
Det gælder også, at hvis dataene ikke kan aflæses af rigspolitiet, så tæller det som ikke at have indleveret, og så er der bødestraf.
Forseelser og straf
Hvis alle de relevante data ikke udleveres ved en virksomhedskontrol, straffes virksomheden med 6000 kr. pr manglende dag og pr bil som er indblandet.
Antal dage vurderes efter en skønsmæssig beregning på antal arbejdsdage pr. indregistreret køretøj i virksomhedens navn i kontrolperioden.
Dette betyder altså, at hvis der ikke er absolut styr på tachograf-dataene, så løber bødestørrelsen meget hurtigt op. Det må især siges at være en skam hvis dette ikke er gjort i ond mening, men simpelthen bare fordi, at der ikke har været styr på de lovmæssige foranstaltninger ved køre- og hviletidsdata håndtering.
Virker alt dette som en stor mundfuld? Så har du ret – Det ér meget at håndtere. Heldigvis kan vi hos DigiTach løse dig fra alle dine bekymringer omkring tachograf-data håndteringen. Det er vi nemlig rigtig gode til. Kontakt os på 2810 3848 eller besøg vores hjemmeside: www.DigiTach.dk
Kilde: Rigspolitiet
